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Fehlerhaften Datenaustausch verhindern

Die Geschäftsprozesse entlang der Supply Chain in der DIY-Branche bieten viel Rationalisierungspotenzial. Produktdaten werden nicht selten noch per Excel-Tabellen übermittelt oder in individuelle Händler-Portale eingestellt. Der Datenaustausch über einen zentralen Datenpool wäre für alle Beteiligten wesentlich effizienter. Die Voraussetzungen dafür sind jetzt geschaffen.

Die Potenziale des elektronischen Stammdatenaustausches können nur dann voll ausgeschöpft werden, wenn sich möglichst viele Unternehmen beteiligen.
Die Potenziale des elektronischen Stammdatenaustausches können nur dann voll ausgeschöpft werden, wenn sich möglichst viele Unternehmen beteiligen.
Foto: Pixabay

Auch wenn inzwischen immer mehr Geschäftsnachrichten wie zum Beispiel Bestellungen und Rechnungen zwischen den Partnern mithilfe von EDI schneller und effizienter übermittelt werden, gibt es entlang der Supply Chain nach wie vor noch viele analoge Prozesse, die zeitaufwendig, fehleranfällig und kostenintensiv sind. Um dies zu optimieren, hat GS1 Germany gemeinsam mit dem Handelsverband Heimwerken, Bauen und Garten (BHB), Logistik-Dienstleistern und verschiedenen Unternehmen aus der DIY-Branche Standards entwickelt, die dazu beitragen, das der Datenaustausch entlang der Lieferkette effizienter und effektiver zu gestalten. Sie sind in der Branchen-Guideline „DESADV mit NVE/SSCC“, die im BHB-Arbeitskreis „Logistik & Supply Chain“ erarbeitet wurde, festgehalten.

Ziel der Guideline ist es, zu erreichen, dass der elektronische Lieferschein mit dem auf der Versandeinheit angebrachten Etikett (Nummer der Versandeinheit NVE/SSCC) mittels Barcode verknüpft wird, sodass die Informationen auf dem Weg vom Versender zum Empfänger sowohl gelesen als auch mittels Scanner erfasst werden können.

Dies hat folgenden Vorteil: Die elektronische Avisierung wird vom Lieferanten dann parallel zur Auslieferung der bestellten Ware an den Warenempfänger gesendet, sodass ihm vorab Informationen wie zum Beispiel die globale Artikelnummer GTIN (früher EAN), Menge, Anzahl der Packstücke, Paletten, Chargen etc. zur Verfügung stehen. So weiß der Empfänger bereits vor Ankunft der physischen Lieferung, wann welche Güter versandt wurden und voraussichtlich eintreffen. Er kann vorab die Abläufe für den Wareneingang vorbereiten und die Daten mit denen der Bestellung abgleichen. Durch das Einscannen des NVE/SSCC-Barcodes entfallen außerdem manuelle Erfassungsvorgänge bei der Warenannahme, sodass unter anderem die Standzeiten reduziert werden und die Ware schneller und einfacher vereinnahmt werden kann, um nur einige Vorteile zu nennen.

Manueller Datenaustausch nicht vorgesehen

Voraussetzung für die fehlerfreie Abwicklung sämtlicher Transaktionen zwischen Geschäftspartnern sind allerdings valide Stammdaten mit korrekten Informationen über Artikel, Kunden und Materialien. Ein fehlerhafter Datenaustausch führt schnell zu Problemen, unter anderem beim Wareneinkauf und -verkauf, bei der Lagerhaltung und auch bei der Logistik, da die Planungsgrundlage dann nicht stimmt. Beim elektronischen Datenaustausch ist es besonders essenziell, dass die Stammdaten korrekt sind, da keine manuellen Eingriffe vorgesehen sind.

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Insbesondere bezüglich der Artikelstammdaten gibt es in der DIY-Branche allerdings noch viel Handlungsbedarf, da Produktdaten zwischen Lieferant und Handel häufig noch immer über Excel-Tabellen oder individuelle Händler-Portale ausgetauscht werden. Und zwar bilateral zwischen allen Händlern und deren Lieferanten in dem jeweils vom Datenempfänger geforderten Format. Das ist nicht nur umständlich und fehleranfällig, sondern behindert auch die Forcierung des Multichannel-Geschäfts, da Produkte bei falscher Beschreibung in Suchmaschinen nicht eindeutig identifiziert werden können oder Kunden Produkteigenschaften versprochen werden, die es gar nicht gibt. Zudem sind diese bilateralen Prozesse für alle Beteiligten sehr personal- und zeitaufwendig und verursachen Kosten, die vermeidbar sind.

Um hier Abhilfe zu schaffen, wurde 2016 unter dem Dach von GS1 Germany gemeinsam mit führenden DIY-Händlern und -Herstellern eine groß angelegte DIY-Stammdateninitiative gestartet. Das Ziel: In der Branche sollen zukünftig Produktinformationen über einen zentralen Datenpool GDSN (Global Data Synchronization Network) ausgetauscht werden. Das GDSN-Netzwerk ist ein Zusammenspiel von global rund 40 Datenpools, die alle nach GS1-Standards arbeiten. Wichtigster Vorteil: Die Hersteller müssen ihre Stammdaten nur einmal in einem standardisierten Format bereitstellen und aktualisieren. Alle angebundenen Handelspartner – egal ob stationär oder online – können dann in Echtzeit auf die neuesten Informationen zugreifen.

Doch dies ist leichter gesagt als getan. Denn: Die meisten Unternehmen der DIY-Branche sind von qualitativ hochwertigen Produktstammdaten weit entfernt. Eine Erhebung des GS1 Germany-Tochterunternehmens Smart Data One hat ergeben, dass selbst in der als Vorreiter geltenden Lebensmittelbranche jeder zweite Datensatz einen Fehler hatte. Um zu verhindern, dass fehlerhafte Stammdaten in den zentralen Datenpool gelangen, soll mit dem Data Quality Gate eine zentrale Prüfinstanz vorgeschaltet werden. Dieses Tool ist in der FMCG-Branche bereits erfolgreich etabliert. Es überprüft die Validität der Stammdaten und verhindert, dass Daten beim Datenaustausch in den Pool kommen, die nicht den zuvor definierten Branchenstandards entsprechen. Da es solche Standards für die DIY-Branche bisher noch nicht gibt, wurde Anfang 2019 von GS1 Germany gemeinsam mit Branchenvertretern und Smart Data One das kooperative „Data Quality Gate Projekt“ gestartet. Ziel ist es, gemeinsam vorhandene FMCG-Standards auf die Erfordernisse der DIY-Branche zu adaptieren.

Unabhängig von der noch zu implementierenden Prüfinstanz wird der elektronische Datenaustausch in der DIY-Branche über den zentralen Datenpool mit einem standardisierten Artikelstammsatz aber bereits getestet. Dieser Stammsatz umfasst mit 137 Attributen die Daten, die für das B2B-Geschäft relevant sind. Also Produktinformationen, die für das Bestell- und Rechnungswesen sowie die Lager- und Materialwirtschaft erforderlich sind. Zu den Pilotunternehmen gehören: Toom, die Unternehmensgruppe Brüder Schlau sowie der Dienstleister Markant für den Globus Baumarkt als Datenempfänger. Diese Marktpartner nutzen die Daten in ihrer Geschäftsbeziehung bereits aktiv. Ziel ist es, Umfang und Anzahl der individuellen Artikelpässe, die Stand heute von den Datensendern auf Lieferantenseite noch ausgefüllt werden müssen, zu reduzieren.

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Investitionen notwendig

Klar ist, dass die Potenziale des elektronischen Stammdatenaustausches langfristig nur dann voll ausgeschöpft werden können, wenn sich möglichst viele Unternehmen auf Handels- und Industrieseite dem Thema mit ausreichendem Engagement öffnen und bereit sind, entsprechende Investitionen in Know-how und IT-Infrastruktur zu tätigen. Die vielen existierenden Insellösungen, die teilweise noch auf Excel-Tabellen basieren, sind ein Indiz dafür, dass in der DIY-Branche in Bezug auf die digitale Transformation und das Multichannel-Geschäft im B2C-Bereich noch viel Optimierungspotenzial schlummert.

GS1 Germany unterstützt die Branche bei der Umsetzung und leistet mit dem DQG-Projekt einen erheblichen Beitrag zur Verbesserung der Datenqualität. Die DIY-Händler müssen nun entscheiden, ob sie weiterhin ihre Ressourcen nur dafür einsetzen möchten, die Prozesse bilateral und analog abzuwickeln oder gemeinsam an einem kooperativen Ansatz mitarbeiten und die Datenprofile weiterentwickeln möchten. Nur dann kann ein Prozess etabliert werden, von dem alle profitieren.

Der Autor

Andree Berg
Andree Berg
Foto: GS1

Als GS1 Germany Senior Branchenmanager DIY ist Andree Berg verantwortlich für die deutsche DIY-Community. Der Fokus liegt auf der Prozessoptimierung entlang der Supply Chain. Er leitet das Projekt der DIY-Stammdaten-Initiative, die sich aus deutschen DIY-Händlern, Herstellern, Lieferanten und Verbänden zusammensetzt.

17.04.2019