Ab 2020 ändern sich die Richtlinien für Kassensysteme. Die wichtigsten Neuerungen sind die Meldepflicht für Kassensysteme und die Belegausgabepflicht. Ein Bremer Software-Haus hat im Hinblick darauf bereits eine App zum papierlosen Quittieren entwickelt.
Der Countdown läuft: Ab dem Jahr 2020 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht:
Sicherheitsmodul: Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.
Speichermedium: Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.
Einheitliche digitale Schnittstelle: Die digitale Schnittstelle soll eine reibungslose Datenübertragung, für Prüfungszwecke gewährleisten.
Ein Kassenhersteller oder Kassensoftware-Hersteller muss eine technische Sicherheitseinrichtung nicht unbedingt selbst entwickeln und zertifizieren, sondern kann eine am Markt verfügbare technische Sicherheitseinrichtung in das Kassensystem integrieren. Durch die einheitliche digitale Schnittstelle der technischen Sicherheitseinrichtung soll auch die Integration vereinfacht werden. Insbesondere sind für die digitale Schnittstelle keine besonderen Anforderungen an die physikalische Schnittstelle geplant, sodass übliche Standardschnittstellen wie zum Beispiel USB, Ethernet, SD-Karten, etc. zum Einsatz kommen können.
Die Zertifizierungspflicht beschränkt sich auf die technische Sicherheitseinrichtung, mit der die Aufzeichnungen des Kassensystems mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs zu sichern sind. Eine Zertifizierung der Kasse (oder Kassensoftware) selbst ist nicht vorgesehen. Hierdurch soll eine weitgehend flexible Integration in bestehende Kassensysteme ermöglicht werden.
Die detaillierten Anforderungen an das Sicherheitsmodul, das Speichermedium, die digitale Schnittstelle sowie die elektronische Aufbewahrung sind vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entwickelt und in Technischen Richtlinien und Schutzprofile veröffentlicht worden.
Eine weitere Veränderung ab 1. Januar 2020 ist die Belegausgabepflicht, die es beispielsweise in Italien oder Österreich bereits gibt. Während in Deutschland bislang nur in den seltensten Fällen der Bon mit der Currywurst über die Theke wandert, wird dies nun unausweichlich. Gastronomen, aber auch Einzelhändler wie Baumarktbetreiber werden in Zukunft für jeden Kassiervorgang einen Kassenbeleg aushändigen müssen. Ob der Kunde einen Bon wünscht, ist dabei völlig unerheblich. Unternehmer, die „eine Vielzahl von Waren an unbekannte Personen verkaufen“, können gemäß Abgabenordnung eine Befreiung von der Belegausgabepflicht beantragen. Außerdem soll als Alternative zum gedruckten Kassenbon auch die Ausgabe in elektronischer Form gestattet werden.
Eine Lösung hierzu hat bereits die Software-Agentur A&G entwickelt: Das Bremer Unternehmen bietet mit „Admin“ die nach eigenen Angaben „erste massentaugliche und händlerübergreifende App zum papierlosen Quittieren“ an. Die App werde „den Handel nachhaltig verändern“, ist A&G-Chef Amir Karimi überzeugt. „Wir schaffen eine digitale Schnittstelle zwischen Geschäft und Verbraucher, senken Kosten und beschleunigen den Kaufvorgang an der Kasse.”
Kassenbon direkt aufs Smartphone des Kunden
Die neue Technologie besteht aus zwei Komponenten: Einer Soft- und Hardwarelösung für Verkaufskassen – und einer Handy-App sowie Webapplikation für die Verbraucher. Bei jedem Bezahlvorgang sendet die Software einen digitalen Bon an das Smartphone des Kunden. Dazu muss dieser sein Mobiltelefon nur kurz an ein NFC-Lesegerät halten, das an das Kassensystem angeschlossen ist. Die Nahfeldkommunikation garantiert eine sichere, kabellose Übertragung und ist auch ohne mobile Internetverbindung möglich.
Der Handel könnte durch den Einsatz der neuen Technik vor allem Geld für Papier, Farbrollen und die Wartung der Kassengeräte einsparen. Der Aufwand für das Rechnungswesen wird laut A&G ebenfalls deutlich geringer und kostengünstiger, da sich mithilfe der Software Daten direkt der Buchhaltung freigeben lassen. Gleichzeitig kommt der digitale Kassenbon der Umwelt zugute, denn Deutschland ist mit einem Pro-Kopf-Verbrauch von rund 250 Kilogramm einer der größten „Papiersünder“ der Welt. Zudem werden viele Kassenzettel noch immer auf Thermopapier gedruckt, das mit Chemikalien wie Bisphenol A oder S belastet sein kann.
Mit „Admin“ kann der Handel seinen Kunden nach Einschätzung der Entwickler auch einen besseren Service bei Umtausch oder Rückgabe anbieten, denn Nutzer der App haben jederzeit Zugriff auf ihre digital archivierten Garantiequittungen und Einkaufszettel. Karimi: „Anders als bei der Papier-Variante kann so kein Beleg mehr verloren gehen. Im Gegenteil: Die App bietet sogar die Möglichkeit, sich über ablaufende Umtauschfristen und Garantien benachrichtigen zu lassen.“
Weitere Vorteile aus Sicht des Anbieters: Die Software sorge für eine schnellere Abwicklung des Bezahlvorgangs. Das reduziere die Wartezeiten an der Kasse und führe zu mehr Kundenzufriedenheit. Händler, die das Angebot nutzen, „können mit ihrem modernen und grünen Engagement gezielt für sich werben“. Das verschaffe ihnen einen Wettbewerbsvorteil und locke neue Kundengruppen an. Zudem stellt A&G seinen Partnerhändlern auf Wunsch anonymisierte, DSGVO-konforme Kundendaten zur Verfügung, die Rückschlüsse auf das Kaufverhalten zulassen.