Die Konzernspitze trifft in der Regel die Entscheidung, welches Warenwirtschaftssystem eingekauft wird. Die Frage ist, ob man sich für flexible bedarfsgerechte Ausbaustufen der ERP-Software entscheidet oder direkt für die Komplettlösung.
Warenbestellung, Lieferung, Logistik, Verkauf und Marketing, E-Commerce, Controlling, Inventur und Lagerung – zur optimalen Steuerung dieser Arbeitsabläufe und für ein korrektes Zeitmanagement wird eine gut organisierte Lagerverwaltung und Warenwirtschaft vorausgesetzt. Befasst man sich mit der Optimierung dieser Prozesse inklusive einer effizienteren Ressourcennutzung, stößt man unweigerlich auf den Begriff ERP – Enterprise Resource Planning. Doch was genau kann man unter ERP überhaupt verstehen? Wozu trägt ein ERP-System bei und was kann damit erreicht werden?
Diverse Anwendungsbereiche
Übersetzt man den englischen Begriff Enterprise Resource Planning, so meint er die Planung des Einsatzes der Unternehmensressourcen. Zu den typischen Anwendungsbereichen einer entsprechenden ERP-Software gehören unter anderem die Verwaltung und Organisation der Produktion (und damit verbunden Waren- und Materialwirtschaft), das Finanz- und Rechnungswesen, die Personalwirtschaft oder das Personalmanagement, die Materialwirtschaft oder auch Warenwirtschaft, die Steuerung aller logistischen Prozesse, Marketing und Vertrieb, Forschung und Entwicklung sowie das Management aller wichtigen Unternehmensdaten.
Durch die zusätzlich mögliche Datenverknüpfung und -analyse spart ein Unternehmen vor allem Zeit und erreicht somit eine optimale Nutzung vorhandener Ressourcen. Die Anforderungen an die ERP-Systeme werden dabei von der Unternehmensgröße und dem verfügbaren Kapital bestimmt. Kleine und mittelständische Unternehmen nutzen oft ein komplettes Warenwirtschaftssystem. Es gibt jedoch auch ERP-Lösungen welche angepasst an die jeweilige Branche nicht alle Module, sondern nur die wirklich nötigen enthalten. Alternativ haben Unternehmen auch die Möglichkeit, Software as a Service oder kostenfreie Open-Source-Lösungen zu nutzen, beziehungsweise an ihre Bedürfnisse anzupasse n.
Analyse und Optimierung
Die Baumarktkette Globus hat zuletzt kurzen Prozess gemacht: Dort wurde die alte Warenwirtschaft gleich an restlos allen Standorten (Märkte, Koordination und Lager) abgelöst. Sogenannte Randsysteme integriert das Unternehmen nun ebenfalls in das neue System. Geht das nicht, so wird auch diese Software konsequent abgelöst. Ziel: Analyse und Optimierung von Warenwirtschaftsprozessen. So wie der saarländischen Globus geht es vielen Unternehmen der Branche: Lageristen, die mit MDE bewaffnet picken und die Daten dann über Funk nahtlos ins System einbinden. Zugriff auf die Warenwirtschaft mit Tablet-PC oder die Verquickung von Warenbestand, Finanzplanung und Business-Intelligence-Lösungen. All das soll die moderne Warenwirtschaft als wichtigste Teillösung der betriebswirtschaftlichen Software (ERP; Enterprise Resource Planning) können.
Und dafür haben – zumindest größere Unternehmen – offensichtlich noch genug Geld über: Die Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe (DSAG) e.V. hat bei ihrer diesjährigen Investitionsumfrage festgestellt, dass 66 Prozent der Teilnehmer im ERP-Umfeld investieren wollen, 41 Prozent in analytische Software, also Programme, die Kennzahlen interpretieren und mit denen sich Prognosen anstellen lassen. 34 Prozent möchten ihr SAP-System mobilisieren. Bei den Topthemen für die herstellerunabhängigen IT-Planungen stehen Harmonisierung und Konsolidierung von IT-Landschaften neben der Mobilisierung von Geschäftsprozessen ganz oben auf der Agenda.
Qual der Wahl
Bei der ERP-Einführung sind unterschiedliche Herausforderungen zu berücksichtigen. Eine ERP-Implementation ist immer ein operativ aufwendiger und auch kostenintensiver Prozess. Abhängig sind die Kosten vor allem von der Anzahl der Arbeitsplätze und zusätzlichen Implementierungsleistungen wie nötigen Schulungen etc. – Kosten die sich bei erfolgreicher Einführung des Systems rentieren.
Auch die Wahl des richtigen ERP-Systems ist aufgrund der hohen Anbieterauswahl, welche stetig weiter anwächst, nicht einfach. Wichtig ist deshalb ein detaillierter ERP-Software Vergleich der unterschiedlichen ERP-Anbieter. Auch Faktoren wie die Nutzerfreundlichkeit, die Möglichkeit zur Modul- und Branchenerweiterung, das Angebot zusätzlicher Dienstleistungen, die Zufriedenheit bisheriger Kunden und auch Kosten sollten dabei besonders beachtet werden.
Und: Modernität und Mobilität stehen inzwischen ganz oben auf der Agenda. Aber wie lässt sich das realisieren? Mit der individuell gefertigten Software, die eine hervorragende Branchentiefe hat? Oder doch besser die Standardlösung eines großen Herstellers präferieren? Experten plädieren mittlerweile entschieden für ein standardisiertes ERP.
Kleiner Schritt oder großer Wurf
Ein etwas anderes Bild ergibt sich offenbar bei kleinen und mittleren Unternehmen. So schneiden in der ERP-Zufriedenheitsstudie (eine Befragung unter Anwendern) der Aachener Software-Auswahlberater von Trovarit „schlanke ERP-Branchenlösungen und/oder Lösungen
kleinerer ERP-Anbieter, deren Kunden vor allem den kleineren und mittleren Unternehmen zuzurechnen sind“ am besten ab. Die Berater räumen aber auch ein: „Allerdings zeigt der Blick auf das Portfolio, dass Branchenspezialisten und kleinere ERP-Anbieter keine Garantie auf Top-Platzierungen haben.“
Wollen sich Baumarktmanager auf die Warenwirtschaft eines kleineren Anbieters festlegen, gilt es zu prüfen, ob dieser tatsächlich modernen Anforderungen genügen kann. Auch in diesem Fall gibt die Trovarit-Studie einige Anhaltspunkte, welche Voraussetzungen bei den guten Systemen gegeben sind:
- Geringe Komplexität: Schlankere und/oder funktional beziehungsweise branchenbezogen klar fokussierte ERP-Systeme sind weniger komplex, so dass Einführung und Administration/Aktualisierung weniger aufwändig sind und die Bedienung leichter fällt
- Aktuelle Technologie: Die Installationen sind technologisch auf dem aktuellen (Release-)Stand und verfügen meist über eine gute Oberflächenergonomie und Benutzerführung.
- Enge und intakte Kundenbeziehung: Kleinere, lokale beziehungsweise spezialisierte Anbieter verfügen aufgrund der überschaubaren Kundenbasis über weitaus bessere Möglichkeiten, die Beziehungen zu ihren Kunden intensiv zu pflegen und individueller zu gestalten.
Aber auch wenn kleinere Anbieter hinsichtlich Kundenbeziehung und geringer Komplexität ab und an noch die Nase vorn haben mögen, müssen Kunden hinsichtlich der Technologie sehr genau prüfen, ob die angebotene Warenwirtschaft tatsächlich fit für die nächsten Jahre ist. Denn mitunter setzen spezialisierte, kleinere Hersteller auf veraltete Datenbanktechnologien oder anderweitig in die Jahre gekommene Schnittstellen, deren Wartung und Pflege mehr als aufwändig und teuer ist.
Spezialisten wie Eric Scherer, Chef der Züricher Unternehmensberatung i2s, raten Baumarktmanagern deshalb auch nicht ohne Grund: „Bei der Auswahl einer neuen Warenwirtschaft sind Referenzen das A und O. Hat das Softwarehaus wirklich nachweislich Kunden in der Branche? Besteht die Möglichkeit, mit den Kunden Kontakt aufzunehmen?“, so der ERP-Experte. Und Scherer nennt mit dem Heidelberger Softwarehaus Compex oder dem Handelsspezialisten Bison auch Lösungen, die in der Handelsbranche durchaus zum Zuge kämen.
Fazit
Last, but not least müssen Anwender ebenfalls prüfen, ob die neue Warenwirtschaft auch für zukünftige Prozesse ausgelegt ist. Die eingesetzte Software muss fit für Projekte sein. Gleiches gelte für die Sortimentsbestückung oder die Preisschlachten der vergangenen Jahre.
Die Auswahl des passenden Warenwirtschaftssystems sollten Unternehmen mit größter Sorgfalt treffen. Denn ERP ist mittlerweile das „zentrale Instrument zur Unternehmenssteuerung“, so die Berater der Trovarit. Die Software hätte sich in nahezu allen Unternehmen etabliert, wenn es darum ginge, die Effizienz und Transparenz der Aufgaben und Abläufe im Finanzwesen zu steigern.
Gleiches gelte für Vertrieb, Waren- und Materialwirtschaft, Produktionsplanung und -steuerung sowie das Projektmanagement. Zudem dienten die Programme hinsichtlich der Digitalisierung als „Single Source of Truth“, wenn es um zentrale Stamm- und Bewegungsdaten entlang der Wertschöpfungskette ginge, etwa bei Material-, Artikel- sowie Kundenstamm. Die Warenwirtschaft up to date zu halten, ist wichtiger denn je.
MAU/SH
Den ausführlichen Artikel finden Sie auch als Abonnent in der Ausgabe baumarktmanager 2/15 (PDF 297 KB) (292,83 KB - PDF) , sowie in digitaler und interaktiver Form auf iTunes für Ihr iPhone und IOS-Tablet sowie für Ihr Android-Tablet über die Keosk-App .