Zettelwirtschaft, Flipchart oder Excel-Liste: Klassische Methoden zur Zeiterfassung reichen heute nicht mehr. Die Arbeitswelt macht moderne Systeme notwendig. Was es gibt, was die Software können muss.
„Wir erleben heute eine massive Flexibilisierung der Arbeitsverträge. Die Leute wollen doch wesentlich flexibler agieren können“, berichtet i2S-Geschäftsführer Dr. Eric Scherer und ergänzt: „Personaleinsatzplanung ist der Schlüssel dafür“, so der Software-Experte. Unter dieser modernen Methodik – kurz PEP genannt – ist deutlich mehr zu verstehen als die klassische „Planung“ an der Wandtafel à la „anwesend“, „abwesend“, „in Urlaub“ oder „Sonstiges“. Sondern mit PEP flexibilisieren Chefs ihr Unternehmen, setzen das Personal maximal effektiv ein und straffen damit ihre Prozesse. Wie etwa bei hagebau Schneider.
Bis zur Einführung eines PEPs von Micros koordinierten die Personalverantwortlichen in den elf Baumärkten im Südosten Bayern die Einsatzzeiten ihrer Beschäftigten separat auf Papier. Manuell mussten sie dabei die Planung an die jeweilige Kundenfrequenz und die Anforderungen im Service anpassen. Dennoch ließ sich nicht vermeiden, dass immer wieder zu viele oder zu wenige Mitarbeiter zur Verfügung standen – oder auch, dass Mitarbeiter nicht entsprechend ihrer fachlichen Qualifikation eingesetzt wurden. Gerade bei variablen Öffnungszeiten ist es schwierig, den Personaleinsatz richtig zu planen; entsprechend hoch war der Aufwand. Mit der neuen Lösung lassen sich indes zuverlässige Prognosen des Personalbedarfs anhand von Kassen, Kunden und Produktinformationen bewerkstelligen. Eine automatisierte Personaleinsatzplanung sowie die genaue Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden und der Anwesenheitszeiten sind ebenfalls möglich. Ein umfassendes Reporting stellt außerdem sicher, dass jederzeit qualifizierte Mitarbeiter am richtigen Ort und zur richtigen Zeit verfügbar sind. „Gerade bei variablen Öffnungszeiten ist es schwierig, das Personal richtig einzuplanen. Ein zentrales, voll IT-gestütztes System wie Micros Retail Workforce Management ist hier die Lösung. Damit können wir sogar auf schlechtes Wetter reagieren“, so Max Schneider, Geschäftsführer von hagebau Schneider aus Erlstätt.
Mehr Flexibilität und sogar mehr Umsatz sind drin
Wenn diese Verknüpfung von Personal- mit Unternehmensdaten sicher noch nicht in den Bereich Big Data-Analyse fällt, so zeigt sich aber deutlich, wohin die Reise geht. „Die Anforderungen an Personaleinsatzplanung und Dienstplangestaltung werden immer komplexer. Hierbei wird es immer wichtiger, flexible und den Kundenströmen angepasste Modelle zu entwickeln. Hierzu kann Big Data mit seinen Ansätzen, Verfahren und Werkzeugen für Vorhersagen durchaus helfen“, so Axel Oppermann, Chef des Analystenhauses Avispador.
Das kann sogar so weit gehen wie bei Tamara und Peter Stadler, die insgesamt fünf Schuhgeschäfte mit rund 50 Mitarbeitern mittels PEP aus der Cloud steuern. Wichtige Kennzahlen, die durch ihre Software SeakproHR erfasst werden, sind dabei Stundenleistungen je Mitarbeiter, Teile pro Bon, Wegemittelquote (im Verhältnis zum Gesamtumsatz) oder auch Fehlzeiten. Die viertelstündlichen Kaufabschlüsse werden zur Ermittlung der Frequenz direkt aus der Warenwirtschaft an das System gemeldet. Module wie Zeiterfassung, Zeitabrechnung und Zutrittskontrolle (Haupthaus) sind ebenfalls in das System integriert. „Viele unserer Kollegen schrecken vor einer solchen, nicht selten fünfstelligen Investition zurück. Aber vor unserer Entscheidung hat man bei Seak errechnet, dass sich die Maßnahme innerhalb eines Jahres amortisieren würde. Genauso war es“, berichten die Unternehmer. Für sie ist ihre Personaleinsatzplanung nicht nur Planungshilfe oder Analyse-Instrument, sondern dient auch der Personalführung.
Ähnlich ist es bei den Juwelieren von Christ, dort ist eine Handelslösung von Atoss im Einsatz, die die Übereinstimmung von Besucherfrequenz und Mitarbeiterzahl sowie die Organisation der Filialprozesse optimiert. Im gehobenen Segment, in dem sich der Filialist bewegt, erfolgt der Personaleinsatz konsequent entlang des tatsächlichen Bedarfs. Auf der Fläche ist das der Kunde, in der Logistik der Warenstrom. Die Software soll daher sicherstellen, dass Kundenfrequenz und Mitarbeiterpräsenz am POS noch besser übereinstimmen und die Lieferkette im Hintergrund reibungslos funktioniert.
Das heißt, dass PEP auch in der DIY-Branche mehr Pflicht denn Kür ist. Gefragt nach den aktuell größten Herausforderungen der Arbeitszeitgestaltung haben sich beispielsweise die teilnehmenden Unternehmen der Studie Wertschöpfungsfaktor Mitarbeitereinsatz – Herausgeber ist die WORKING TIME ALLIANCE, ein Zusammenschluss dreier auf Arbeitszeitfragen spezialisierte Unternehmen Deutschlands und Österreichs – für „Belastung der Mitarbeiter“ (Platz 1) und „Anpassung an Bedarfsschwankungen“ (Platz 2) entschieden. Dies interpretieren die Studienautoren: „Unternehmen müssen im Angesicht des herrschenden Kostendrucks im Markt immer punktgenauer arbeiten und kommen dabei an die Grenzen der Belastbarkeit ihrer Belegschaften. Stärker als noch vor wenigen Jahren stehen daher heute Arbeitszeitmodelle im Fokus der Entwicklung, die bedarfsorientiert und flexibel sind, aber gleichzeitig darauf ausgelegt sind, die Belastungen der Mitarbeiter möglichst gering zu halten.“ Und es ist ein Trugschluss, wenn gerade personalintensive Handelsunternehmen meinen, dies noch mit Excel oder Wandtafel erledigen zu können.
Darüber hinaus berichtet die Untersuchung ebenfalls, dass nach wie vor noch Excel die Nase vorn habe bei der Wahl der für die Personaleinsatzplanung genutzten Softwaresysteme. Aber: „Der Vorsprung vor den spezialisierten Softwaresystemen ist jedoch mit rund fünf Prozent nur noch denkbar knapp“, so die Studie. Ihr Fazit: „Für die Zukunft kann dies bedeuten, dass der Einsatz professioneller IT-Systeme zur Voraussetzung einer wettbewerbsfähigen Personaleinsatzplanung wird. Unternehmen, die noch kein professionelles System im Einsatz haben, werden sich in den nächsten Jahren mit dieser Investition auseinandersetzen müssen.
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SH